Page d'information sur la violation de données dans le cadre du soutien individuel et familial (IFSP)

Le 7, 2021, les informations personnelles de certains demandeurs de financement au titre du programme de soutien individuel et familial (IFSP) ont pu être consultées par d'autres demandeurs via le portail de financement de l'IFSP. Le DBHDS a découvert la faille quelques minutes après l'ouverture du portail de financement de l'IFSP pour recevoir les demandes et a immédiatement mis le portail hors ligne. Cet incident semble être similaire à celui qui s'est produit à l'adresse 2019. L'équipe interne de DBHDS et VITA travaillent à la simulation et à la résolution du problème depuis l'incident de 2019. Un examen et des tests approfondis ont eu lieu sur 17 mois avant que ce programme ne soit remis en service. Le programme fonctionnait correctement et l'on pensait que le portail était prêt à fonctionner comme prévu.

Le 7, 2021, le portail n'a fonctionné que quelques minutes avant d'être fermé dès l'identification du problème. Le DBHDS a déjà commencé à enquêter pour déterminer l'étendue du problème, notamment en s'assurant les services d'experts dans le cadre du partenariat VITA pour l'aider dans son enquête. Le DBHDS ne tentera pas de réparer à nouveau le portail et une autre solution sera trouvée pour les futurs processus de demande d'IFSP.

Le DBHDS a contacté directement les personnes dont les informations personnelles étaient visibles par d'autres demandeurs connectés au portail de financement de l'IFSP. Par prudence, le DBHDS a proposé à ces personnes des services gratuits de surveillance de la solvabilité pour une durée maximale de deux ans.

En outre, de septembre 14à octobre 4, l'IFSP a reçu plus de 4,000 demandes d'assistance au cours de la période "Save a Draft" qui a précédé l'ouverture du portail aux candidatures. Compte tenu du grand nombre de demandes sauvegardées et de notre volonté d'aider les familles le plus rapidement possible, le DBHDS a approuvé TOUTES les demandes d'IFSP sauvegardées au mois d'octobre 4, 2021. Les fonds destinés à ces familles ont déjà été débloqués.

Pour toute question supplémentaire, veuillez vous adresser à IFSPSupport@dbhds.virginia.gov.

Processus d'acceptation et d'approbation des demandes Chaque année, l'IFSP distribue environ3 millions de dollars de fonds pour aider les personnes figurant sur la liste d'attente de l'exemption pour les troubles du développement en Virginie. De septembre 14à octobre 4, l'IFSP a reçu plus de 4,000 demandes d'assistance pendant la période "Save a Draft". Compte tenu du grand nombre de demandes sauvegardées et de notre volonté d'aider les familles le plus rapidement possible, l'IFSP a l'intention d'approuver TOUTES les demandes sauvegardées à partir de 11:59 p.m. le octobre 4, 2021.

Le DBHDS dispose actuellement de toutes les informations nécessaires pour accélérer et traiter ces demandes, et les familles sont invitées à consulter leur courrier électronique pour obtenir de futures informations sur l'émission des fonds. Nous prévoyons d'émettre des fonds avant la fin de l'année civile 2021.

En outre, le personnel de l'IFSP a contacté les personnes qui ont été touchées par la panne du courrier électronique de VITA et celles qui ont reçu des messages d'erreur concernant l'éligibilité avant la fin de la période "Save a Draft". L'IFSP a recueilli et enregistré des informations sur les personnes concernées de ce groupe qui ont contacté directement l'IFSP, My Life, My Community, ainsi que les coordinateurs de soutien et les gestionnaires de cas de leur CSB local. Le personnel de l'IFSP travaille avec les membres de ce groupe pour sauver une ébauche, car ils ont été touchés par les pannes.

Par prudence, le portail IFSP ne sera pas rouvert. Notre priorité est de nous assurer que nous finançons les individus et les familles immédiatement et que nous explorons des options à long terme plus stables pour soutenir les besoins continus des individus et des familles.

Prochaines étapes ?
Ces informations sont également disponibles en ligne sur le site My Life, My Community (Ma vie, ma communauté) à l'adresse suivante : https://mylifemycommunityvirginia.org.

Si vous avez enregistré un projet de candidature avant 11:59 p.m. le 4octobre, vous recevrez un courriel de confirmation dans les prochaines semaines. Si des informations supplémentaires sont nécessaires, elles seront jointes à l'e-mail. Vous n'avez pas besoin de contacter l'IFSP pour obtenir des informations supplémentaires. Toutes les informations que vous avez fournies dans votre demande ont été conservées et seront utilisées pour délivrer votre aide. Si vous avez contacté My Life, My Community, un coordinateur de gestion de cas/de soutien ou l'IFSP au sujet de pannes et d'erreurs survenues avant 11:59 p.m. le 4octobre, l'IFSP vous contactera par courrier électronique pour vous donner des instructions supplémentaires. Les instructions vous indiqueront comment compléter le processus de soumission. Vous n'avez pas besoin de contacter l'IFSP puisque nous utilisons nos dossiers pour déterminer quelles personnes ont été touchées. Si vous n'avez pas sauvegardé votre projet de candidature avant 11:59 p.m. le 4octobre, l'IFSP met en place une nouvelle procédure pour accepter les demandes d'assistance. Actuellement, le DBHDS est chargé de créer un nouveau portail dont la date de lancement est fixée au plus tard au mois de janvier 1, 2023. Lorsque nous serons prêts à lancer le projet, nous vous en informerons par le biais de la liste de diffusion de l'IFSP.

Réponses aux questions les plus courantes

Comment puis-je savoir si ma demande a été reçue ? J'ai soumis ma demande IFSP avant la fermeture du site et j'ai reçu un courriel de confirmation. Ma demande a-t-elle été reçue ? L'IFSP ne confirmera pas l'état des soumissions car elles sont probablement inexactes. Compte tenu de l'ampleur des défaillances du site, l'IFSP s'appuiera sur les données recueillies avant l'incident du 7e octobre. Cela signifie que toute demande sauvegardée avant 11:59 p.m. le 4octobre sera considérée comme soumise et financée.

Je n'ai pas encore eu l'occasion de remplir un dossier de candidature. La date limite de dépôt de la demande initiale sera-t-elle prolongée ? Puis-je créer une demande ou envoyer un courriel pour être pris en considération pour un financement ?
Non, vous ne pouvez pas créer de projet de candidature pour le moment. Nous ne prolongerons pas les délais pour cette opportunité de financement. Nous ouvrirons une nouvelle opportunité afin de donner à ceux qui n'ont pas reçu de fonds lors de ce cycle une chance de postuler à nouveau. Toutes les informations concernant les financements futurs seront envoyées via le listserv de l'IFSP.

Mes données personnelles ont-elles été affectées ou compromises ? Que puis-je faire pour protéger mes données personnelles ? Allez-vous offrir un service gratuit d'information sur la solvabilité aux personnes concernées ?
L'équipe de réponse aux incidents de DBHDS et de VITA poursuit l'enquête interne avec le personnel des technologies de l'information, et son équipe contactera directement les demandeurs dont les informations ont pu être affectées. Toutes les personnes concernées seront contactées par courrier postal et recevront des informations sur les possibilités de protection contre le vol d'identité. Dans l'intervalle, pour signaler un problème concernant vos informations, veuillez envoyer un courriel à Alvie Edwards à l'adresse suivante : alvie.edwardsiii@dbhds.virginia.gov. ou Lisa Johnson à l'adresse lisa.m.johnson@dbhds.virginia.gov.

Quand le site web sera-t-il rétabli et quand pourrai-je soumettre ma candidature ? J'ai déjà enregistré un brouillon.
Le portail IFSP ne sera pas relancé.

Comment allez-vous accueillir les familles qui ont essayé de déposer leur demande ce matin-là mais n'ont pas pu le faire ?
L'IFSP a l'intention de financer tous les demandeurs dont le projet a été sauvegardé à la date du 11:59 p.m. le octobre 4, 2021.

Je n'ai jamais reçu d'e-mail de confirmation pour ma candidature, mais j'ai reçu plusieurs e-mails de confirmation appartenant à différents candidats, que je ne connais pas, ainsi que leurs informations personnelles. Comment puis-je savoir si mes informations personnelles ont été partagées ?
L'équipe de réponse aux incidents de DBHDS et de VITA poursuit l'enquête interne avec le personnel des technologies de l'information. Dans le cadre de ce processus, nous déterminons exactement quelles sont les personnes dont les informations ont été partagées. DBHDS IT-Security contactera directement les candidats dont les informations ont pu être affectées. Si vous avez pu consulter les informations de quelqu'un d'autre et que vos informations n'ont pas été partagées, vous ne serez pas contacté puisque vos informations n'ont pas été partagées.

Je vous ai envoyé un courriel ou j'ai téléphoné, j'ai donné mon nom à quelqu'un et j'ai laissé un message au personnel de l'IFSP, en indiquant que j'avais rencontré un problème. Quelqu'un va-t-il m'envoyer un courriel ou me rappeler ?
Nous vous remercions pour les informations que vous nous avez communiquées pendant que nous gérions cet incident. Comme vous pouvez l'imaginer, notre personnel a reçu de nombreux courriels et messages téléphoniques de personnes qui avaient des questions ou des inquiétudes au sujet de cette panne. Pour l'instant, compte tenu de notre décision de financer toutes les demandes sauvegardées, nous concentrerons notre communication sur notre serveur de liste. Vous ne recevrez pas d'e-mail personnel répondant à une question d'ordre général. Si vous avez déposé une plainte, elle a été enregistrée et sera examinée.

** RAPPEL IMPORTANT **
Si vous n'avez pas enregistré un projet de candidature avant 11:59 p.m. le 4octobre, l' 
IFSP met en place une nouvelle procédure pour accepter les demandes d'assistance. Actuellement, le DBHDS est chargé de créer un nouveau portail dont la date de lancement est fixée au plus tard au mois de janvier 1, 2023. Une fois que nous serons prêts à lancer le projet, nous vous en informerons par le biais de la liste de diffusion de l'IFSP.