Pratiques en matière de protection de la vie privée - VCBR

Le VCBR offre un rétablissement, des opportunités et un soutien aux résidents afin qu'ils puissent retourner en toute sécurité dans leur communauté.

Département de la santé comportementale et des services de développement

Centre de réhabilitation comportementale de Virginie

CET AVIS DÉCRIT COMMENT LES INFORMATIONS MÉDICALES VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ AVOIR ACCÈS À CES INFORMATIONS

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Cet avis décrit les pratiques de confidentialité du Department of Behavioral Health and Developmental Services (DBHDS), y compris le bureau central et chacun des hôpitaux psychiatriques et des centres de formation au retard mental gérés par le DBHDS. DBHDS est tenu par la loi de préserver la confidentialité des informations de santé protégées. Nous sommes également tenus par la loi de vous fournir cet avis vous informant de nos obligations légales et de nos pratiques en matière de protection de la vie privée en ce qui concerne les informations de santé protégées.

Comment nous pouvons utiliser et divulguer des informations de santé vous concernant à d'autres personnes

Lorsque nous disposons de votre autorisation écrite.

Si vous nous donnez l'autorisation écrite d'utiliser ou de divulguer vos informations de santé à quelqu'un d'autre, nous les utiliserons ou les divulguerons conformément à vos instructions. Vous pouvez révoquer votre autorisation, par écrit, à tout moment, sauf dans la mesure où nous avons déjà utilisé ou divulgué les informations que vous nous avez donné l'autorisation d'utiliser ou de divulguer.

Lorsque nous n'avons pas votre autorisation écrite.

Il arrive que nous divulguions des informations sans votre autorisation. Dans chacun de ces cas, nous joindrons une déclaration indiquant à la personne recevant les informations qu'elle ne peut les divulguer à quiconque, sauf si vous lui en donnez l'autorisation ou si une loi l'autorise ou l'oblige à divulguer les informations sans votre autorisation.

Chaque fois que nous divulguons des informations sans votre autorisation à quiconque, à l'exception des employés du DBHDS, d'un Community Services Board ou d'autres fournisseurs, nous placerons dans votre dossier médical une note écrite indiquant les informations divulguées, le nom de la personne qui a reçu les informations, l'objectif de la divulgation et la date de la divulgation. Nous vous informerons également par écrit de la divulgation, y compris le nom de chaque personne ayant reçu les informations et la nature de celles-ci. Nous le ferons avant la divulgation ou, en cas d'urgence, dès que possible après la divulgation.

Si la divulgation n'est pas exigée par la loi, nous prendrons fortement en considération vos objections lors de la décision de divulguer l'information.

Avant de divulguer des informations à quiconque, nous vérifions l'identité et l'autorité de la personne qui reçoit les informations.

Les catégories suivantes décrivent les différentes façons dont nous pouvons utiliser et divulguer des informations de santé vous concernant sans votre autorisation écrite. Toutes les utilisations ou divulgations d'une catégorie ne seront pas répertoriées. Cependant, toutes les façons dont nous sommes autorisés à utiliser et à divulguer des informations sans votre permission entrent dans l'une de ces catégories. Nous vous informerons également par écrit de la divulgation, y compris le nom de chaque personne ayant reçu les informations et la nature de celles-ci. Nous le ferons avant la divulgation ou, en cas d'urgence, dès que possible après la divulgation.

Si la divulgation n'est pas exigée par la loi, nous prendrons fortement en considération vos objections lors de la décision de divulguer l'information.

Avant de divulguer des informations à quiconque, nous vérifions l'identité et l'autorité de la personne qui reçoit les informations.

Trouver une personne pour prendre des décisions en votre nom :

Si vous n'êtes pas en mesure de prendre des décisions médicales, nous pouvons divulguer vos informations de santé afin d'identifier une personne qui prendra ces décisions pour vous (appelée "représentant légalement autorisé" ou "LAR"). Avant de divulguer toute information, nous devons déterminer si la divulgation est dans votre intérêt.

Traitement :

Nous pouvons utiliser les informations de santé vous concernant pour vous fournir un traitement ou des services médicaux et de santé mentale et nous pouvons divulguer ces informations à d'autres prestataires de soins de santé pour les aider à vous traiter. Par exemple :

Nous pouvons divulguer des informations médicales vous concernant à des médecins, des membres du personnel soignant, des étudiants en médecine ou d'autres membres du personnel de l'établissement qui participent à votre traitement ici. Différents établissements et différents services ou bureaux au sein de cet établissement peuvent partager les informations médicales vous concernant afin de coordonner les différentes choses dont vous avez besoin, telles que les commandes de médicaments, les analyses de laboratoire et divers tests.
Nous pouvons divulguer aux Conseils des services communautaires ou à d'autres prestataires les informations sanitaires dont ils peuvent avoir besoin pour vous présélectionner pour des services ou pour préparer et mettre en œuvre vos services individualisés ou votre plan de sortie.

Paiement :

Nous pouvons utiliser et divulguer des informations de santé vous concernant afin de pouvoir facturer et recevoir le paiement du traitement et des services que vous recevez dans l'établissement et afin que d'autres prestataires puissent facturer et être payés pour les services de traitement qu'ils fournissent. Nous devons respecter la loi de Virginie qui limite la quantité d'informations médicales que nous pouvons divulguer à votre sujet. Par exemple : nous pouvons envoyer une facture à vous ou à une personne qui a accepté de payer vos factures médicales, comme une compagnie d'assurance ou Medicaid. Les informations que nous envoyons à un assureur peuvent inclure votre nom, la date à laquelle vous avez été admis dans notre établissement, la date à laquelle vous êtes tombé malade, la date à laquelle vous êtes sorti de notre établissement, votre diagnostic, une brève description du type et du nombre de services que nous vous fournissons, votre statut et votre lien avec la personne qui a accepté de payer vos factures.

Opérations de soins de santé :

Nous pouvons utiliser et divulguer des renseignements médicaux vous concernant pour faire fonctionner l'établissement et le DBHDS et pour nous assurer que toutes les personnes de l'établissement et des autres établissements du DBHDS reçoivent des soins de qualité. Par exemple, nous pouvons divulguer des informations à des médecins et à d'autres professionnels du traitement afin qu'ils puissent examiner vos soins et faire des suggestions à ce sujet ou pour qu'ils puissent apprendre quelque chose de nouveau sur le traitement. Nous pouvons combiner les informations de santé dont nous disposons avec des informations de santé provenant d'autres établissements du DBHDS afin de comparer nos performances et de voir où nous pouvons apporter des améliorations aux soins et aux services.

Associés commerciaux :

Certains de nos services sont fournis dans le cadre de contrats ou d'accords avec d'autres entités publiques et privées, et certains de ces contrats ou accords exigent que des informations sur la santé soient divulguées au contractant. Ces sous-traitants sont appelés "associés commerciaux". Il s'agit par exemple des médecins consultants, des laboratoires, des dentistes et des avocats du bureau du procureur général. Nous pouvons divulguer vos informations de santé à ces personnes afin qu'elles puissent effectuer le travail que nous leur avons demandé.

Répertoire des installations :

Nous pouvons inclure votre nom, votre lieu de résidence et une description générale de votre état de santé dans un annuaire de l'établissement. Ce répertoire ne sera pas communiqué à des personnes extérieures à l'établissement, sauf si vous nous donnez l'autorisation de le divulguer. Vous avez le droit de restreindre l'utilisation des informations de santé contenues dans le répertoire.

Cette installation DOE n'a pas pas d'annuaire pour le moment.

Exigée par la loi :

Nous divulguerons des informations de santé vous concernant si nous sommes tenus de le faire en vertu d'une loi ou d'une réglementation fédérale, étatique ou locale.

Santé publique :

Si la loi l'autorise, nous divulguerons vos informations de santé aux autorités de santé publique chargées de prévenir ou de contrôler les maladies, les blessures ou les handicaps.

Don d'organes et de tissus :

Nous pouvons communiquer des informations sur la santé à des organisations qui s'occupent de l'obtention d'organes, dans la mesure où la loi le permet.

Indemnisation des travailleurs :

Nous pouvons divulguer des informations sur votre santé dans le cadre de programmes d'indemnisation des accidents du travail ou de programmes similaires qui fournissent des prestations en cas de blessures ou de maladies liées au travail, dans la mesure où cela est autorisé par la loi et dans la mesure où nous sommes tenus de le faire pour nous conformer à la loi.

La Food and Drug Administration (FDA) :

Nous pouvons divulguer des informations vous concernant à la FDA si cela s'avère nécessaire pour des rappels de produits, des retraits et d'autres problèmes liés à un produit, pour suivre des produits ou pour signaler des événements indésirables, des défauts de produits ou d'autres problèmes liés à des produits.

Agences de surveillance de la santé :

Nous pouvons divulguer vos informations de santé à un organisme de surveillance de la santé dans le cadre d'activités autorisées par la loi, telles que les audits, les enquêtes, les inspections et l'octroi de licences. Les informations peuvent être divulguées au bureau de l'inspecteur général, au bureau de la qualité des soins du ministère de la santé, au bureau de la protection et de la défense de la Virginie, au bureau des licences du DBHDS, au bureau des droits de l'homme du DBHDS et à d'autres organismes de contrôle similaires.

Coroners, médecins légistes et directeurs de pompes funèbres :

Nous pouvons communiquer des informations de santé concernant des défunts à des coroners, des médecins légistes ou des directeurs de pompes funèbres, dans la mesure où la loi l'autorise. Par exemple : La loi de Virginie exige que nous informions le médecin légiste lorsqu'une personne décède dans l'un de nos établissements. Nous sommes également tenus de signaler à l'entreprise de pompes funèbres toute maladie infectieuse dont la personne décédée aurait pu être atteinte.

Sécurité nationale, activités de renseignement et services de protection du président :

Nous pouvons divulguer des informations sur la santé à un agent public dans le cadre d'activités liées à la sécurité nationale et aux services de protection du président et d'autres personnes lorsque nous sommes tenus de nous conformer à une citation à comparaître valide ou à d'autres procédures légales, ou si une telle divulgation est requise par la législation fédérale ou de l'État.

Établissements correctionnels et autres situations de garde à vue des forces de l'ordre :

Nous pouvons divulguer des informations sur la santé à un établissement pénitentiaire si cela est nécessaire pour vos soins ou si la divulgation est requise par la loi fédérale ou d'État.

Procédures judiciaires et administratives :

Lorsqu'un tribunal nous ordonne de divulguer des informations sur la santé, nous divulguons les informations qu'il ordonne. Nous divulguerons également des informations sur la santé en réponse à une citation à comparaître qui répond aux exigences de la loi de Virginie.

Fonctionnaires chargés de l'application de la loi :

Nous pouvons divulguer des informations sur la santé à un représentant des forces de l'ordre en réponse à une citation à comparaître valide ou à une autre procédure judiciaire, ou si la divulgation est requise par la législation fédérale ou de l'État.

Recherche :

Nous pouvons divulguer des informations globales sur la santé à des chercheurs, lorsque ces informations DOE ne permettent pas de vous identifier ou d'identifier une autre personne, ou lorsque la recherche a été approuvée par un comité d'examen institutionnel qui a établi des procédures visant à garantir la confidentialité de vos informations sur la santé.

Victimes d'abus et de négligence :

Si nous pensons raisonnablement que vous êtes victime d'abus ou de négligence, nous divulguerons les informations médicales vous concernant à un organisme gouvernemental autorisé par la loi à recevoir de telles informations, dans la mesure où nous sommes tenus de le faire par la loi.

Les autres utilisations et divulgations ne seront effectuées qu'avec votre autorisation écrite (permission). Vous pouvez révoquer votre autorisation par écrit à tout moment, sauf dans la mesure où nous avons agi sur la base de cette autorisation.

Vos droits concernant les informations de santé vous concernant

Vous avez les droits suivants concernant les informations de santé que nous conservons à votre sujet :

Droit d'inspection et de copie :

Vous avez le droit d'inspecter et de copier les informations de santé que nous conservons à votre sujet, comme l'autorisent les lois fédérales et de l'État. Si vous demandez une copie de vos informations, nous pouvons facturer des frais de copie, de main-d'œuvre, de fournitures et d'envoi.

Nous pouvons refuser votre demande dans certaines circonstances. Si l'accès à vos informations de santé vous est refusé, vous pouvez demander que le refus soit réexaminé. Un médecin ou un psychologue clinicien agréé qui n'est pas impliqué dans vos soins examinera votre demande et le refus. La personne chargée du réexamen ne sera pas celle qui a rejeté votre demande. Nous nous conformerons aux résultats de l'examen. Si l'accès à une partie de votre dossier vous est refusé, vous avez le droit de demander qu'un psychiatre, un médecin, un psychologue ou un avocat de votre choix reçoive une copie de ce qui vous a été refusé.

Droit d'amendement :

Si vous estimez que les informations de santé que nous détenons à votre sujet sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les modifier ou de les corriger. Vous avez le droit de demander une modification aussi longtemps que les informations sont conservées par ou pour nous.

Nous pouvons refuser votre demande de modification des informations qui :

n'a pas été créée par nous, sauf si la personne ou l'organisation qui a créé l'information n'est plus disponible pour effectuer la modification.
ne fait pas partie des informations sur la santé conservées par ou pour nous.
ne fait pas partie des informations que vous seriez autorisé à consulter et à copier.
Est exact et complet.

Si votre demande est rejetée, vous avez le droit de nous demander de faire figurer une déclaration de désaccord dans votre dossier.

Droit à un compte rendu des divulgations :

Vous avez le droit de demander et de recevoir une liste des divulgations que nous avons faites de vos informations de santé, à l'exception des divulgations faites aux employés du département. Votre demande peut indiquer une période de temps et vous devez nous indiquer la forme sous laquelle vous souhaitez obtenir la liste (par exemple, sur papier ou par voie électronique).

Nous ne sommes pas tenus d'accepter votre demande. Si nous sommes d'accord, nous nous conformerons à votre demande, sauf si les informations sont nécessaires pour vous fournir un traitement d'urgence.

Pour demander des restrictions, vous devez adresser votre demande par écrit à l'adresse suivante

Kelly Parker-Covington : Directrice clinique

Dans votre demande, vous devez nous indiquer : (1) quelles informations vous souhaitez limiter ; (2) si vous souhaitez limiter notre utilisation, notre divulgation ou les deux ; et (3) à qui vous souhaitez que les limites s'appliquent.

Droit de demander des communications confidentielles :

Vous avez le droit de demander que nous communiquions avec vous sur des questions de santé d'une certaine manière ou à un certain endroit. Par exemple, vous pouvez demander à ce que nous ne vous contactions que sur votre lieu de travail ou par courrier.

Pour demander des communications confidentielles, vous devez adresser votre demande par écrit à

Kelly Parker-Covington : Directrice clinique

Nous ne vous demanderons pas la raison de votre demande. Nous répondrons à toutes les demandes raisonnables. Votre demande doit préciser comment ou où vous souhaitez être contacté.

Droit à une copie papier de cet avis :

À votre demande, vous avez le droit d'obtenir une copie papier de cet avis. Vous pouvez nous demander de vous fournir une copie de cet avis à tout moment. Vous pouvez également obtenir une copie de cet avis sur le site web du DBHDS, à l' adresse suivante : www.dbhds.virginia.gov.

Pour obtenir une copie papier de cet avis, veuillez contacter :

Sanita Rhodes : Responsable de la protection de la vie privée

Nous utilisons la photographie, y compris la vidéo et l'imagerie numérique, à des fins de sécurité et pour documenter certains aspects de votre traitement et de vos soins pendant votre séjour. La photographie est utilisée pour l'identification ; elle est également utilisée pour des programmes spécifiques de formation du personnel, des évaluations psychiatriques, des observations du comportement et des activités récréatives des clients.

Nous sommes tenus de respecter toutes les conditions de l'avis de pratiques en matière de protection de la vie privée actuellement en vigueur.

Nous nous réservons le droit de modifier les termes de cet avis et de rendre les nouvelles dispositions de l'avis effectives pour toutes les informations de santé protégées que nous conservons. Si notre avis est modifié, un avis révisé sera affiché à un endroit bien visible de votre lieu de vie et vous pourrez en obtenir une copie si vous en faites la demande.

Pour plus d'informations :

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires, vous pouvez contacter Sanita Rhodes à l'adresse suivante :(804)766-3116

Si vous pensez que vos droits en matière de protection de la vie privée ont été violés, vous pouvez déposer une plainte en contactant l'une des personnes suivantes :

Défenseur des droits de l'homme, à(804)524-4463

Directeur de l'établissement, à(804)766-3105

Responsable de la protection de la vie privée, à l'adresse suivante : (804)766-3116

Le secrétaire du ministère de la santé et des services sociaux des États-Unis, à l'adresse(202)619-0257 ou en appelant gratuitement 1877-696-6775 -.

PERSONNE N'EXERCERA DE REPRÉSAILLES CONTRE VOUS POUR AVOIR DÉPOSÉ UNE PLAINTE.