Pratiques de confidentialité de l'HIPAA

Avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée

ENTRÉE EN VIGUEUR : juin 25, 2024

CET AVIS DÉCRIT COMMENT LES INFORMATIONS MÉDICALES VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ AVOIR ACCÈS À CES INFORMATIONS.

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Cet avis décrit les pratiques de confidentialité du Department of Behavioral Health and Developmental Services (DBHDS), y compris le bureau central et chacun des hôpitaux psychiatriques et des centres de formation gérés par le DBHDS.  DBHDS est tenu par la loi de vous fournir cet avis vous informant de nos obligations légales et de nos pratiques en matière de protection de la vie privée en ce qui concerne les informations sur la santé.

Si une personne prend des décisions en votre nom parce que vous n'êtes pas en mesure de le faire vous-même, nous lui remettrons une copie de la présente notification et nous collaborerons avec elle pour toutes les questions relatives à l'utilisation et à la divulgation de vos informations sur la santé.  

Résumé de vos droits

Vous avez le droit de :

  • Obtenir une copie de votre dossier médical papier ou électronique
  • Nous demander de modifier votre dossier médical papier ou électronique
  • Demander une communication confidentielle
  • Demandez-nous de limiter les informations que nous partageons
  • Obtenir une liste des personnes avec lesquelles nous avons partagé vos informations
  • Obtenez une copie de cet avis de confidentialité
  • Choisissez quelqu'un pour agir en votre nom
  • Déposer une plainte si vous estimez que vos droits en matière de protection de la vie privée ont été violés

Vos choix

Vous avez le choix quant à la manière dont nous utilisons et partageons les informations :

  • Parlez de votre maladie à votre famille et à vos amis
  • Fournir une aide en cas de catastrophe
  • Vous faire figurer dans l'annuaire de l'hôpital
  • Fournir des soins de santé mentale
  • Commercialiser nos services et vendre vos informations

Nos utilisations et divulgations

Nous pouvons utiliser et partager vos informations pour :

  • Trouver une personne pour prendre des décisions en votre nom
  • Vous soigner
  • Opérations de soins de santé
  • Le répertoire des installations
  • Facturation de vos services
  • Travailler avec des associés
  • Aide pour les questions de santé publique et de sécurité
  • Administration des aliments et des médicaments (FDA)
  • Recherche
  • Personnes décédées
  • Respecter la loi
  • Répondre aux demandes de dons d'organes et de tissus
  • Travailler avec un médecin légiste ou un entrepreneur de pompes funèbres
  • Victimes d'abus et de négligence
  • Répondre aux demandes d'indemnisation des travailleurs, d'application de la loi et d'autres demandes gouvernementales
  • Procédures judiciaires et administratives
  • Établissements correctionnels et autres situations de garde par les forces de l'ordre
  • Divulgation aux étudiants (vaccinations)

Explication de vos droits

Vous avez certains droits sur vos informations de santé.  Cette section explique vos droits et certaines de nos responsabilités pour vous aider.

Obtenir une copie de votre dossier médical papier ou électronique

  • Vous pouvez demander à consulter ou à obtenir une copie électronique ou papier de votre dossier médical et des autres informations de santé que nous détenons à votre sujet.
  • Nous pouvons refuser votre demande dans certaines circonstances.  Si l'accès à vos informations de santé vous est refusé, vous pouvez demander que le refus soit réexaminé.  Un médecin ou un psychologue clinicien agréé qui n'est pas impliqué dans vos soins examinera votre demande et le refus.  La personne chargée du réexamen ne sera pas celle qui a rejeté votre demande.  Nous nous conformerons aux résultats de l'examen.  Si l'accès à une partie de votre dossier vous est refusé, vous avez le droit de demander qu'un psychiatre, un médecin, un psychologue ou un avocat de votre choix obtienne une copie de ce qui vous a été refusé.
  • Nous vous fournirons une copie ou un résumé de vos informations de santé, généralement dans les 30 jours suivant votre demande.  Si nous ne sommes pas en mesure de vous fournir le résumé dans un délai de 30 jours, nous sommes autorisés à demander par écrit un délai supplémentaire de 30 jours.  Nous pouvons facturer des frais raisonnables, basés sur les coûts.

Nous demander de corriger votre dossier médical papier ou électronique

  • Vous pouvez demander par écrit une modification de votre dossier médical si vous pensez qu'il est incorrect ou incomplet.
  • Il se peut que nous refusions votre demande, mais nous vous en donnerons la raison par écrit dans les 60 jours.

Demander une communication confidentielle

  • Vous pouvez nous demander de vous contacter d'une manière spécifique (par exemple, par téléphone à la maison ou au bureau) ou d'envoyer le courrier à une adresse différente.
  • Nous répondrons "oui" à toutes les demandes raisonnables.

Demandez-nous de limiter les informations que nous partageons

  • Vous pouvez nous demander de ne pas utiliser ou partager certaines informations de santé pour le traitement, le paiement ou nos opérations. Nous ne sommes pas obligés d'accepter votre demande et nous pouvons refuser si cela risque d'affecter vos soins.
  • Si vous payez intégralement un service ou un article de santé de votre poche, vous pouvez nous demander de ne pas partager ces informations avec votre assureur maladie à des fins de paiement ou de fonctionnement. Nous répondrons "oui" à moins qu'une loi ne nous oblige à partager ces informations.

Obtenir une liste des personnes avec lesquelles nous avons partagé vos informations

  • Vous pouvez demander une liste (comptabilité) des fois où nous avons partagé vos informations de santé au cours des six années précédant la date de votre demande, avec qui nous les avons partagées et pourquoi.
  • Nous inclurons toutes les divulgations, à l'exception de celles concernant le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé, ainsi que certaines autres divulgations (telles que celles que vous nous avez demandé de faire).

Obtenez une copie de cet avis de confidentialité

  • Vous pouvez demander une copie papier de cet avis à tout moment, même si vous avez accepté de recevoir l'avis par voie électronique. Nous vous fournirons rapidement une copie papier.
  • Choisissez quelqu'un pour agir en votre nom
  • Si vous avez donné une procuration médicale à quelqu'un ou si quelqu'un est votre tuteur légal, cette personne peut exercer vos droits et faire des choix concernant vos informations de santé.
  • Nous nous assurerons que la personne dispose de cette autorité et qu'elle peut agir en votre nom avant de prendre des mesures.

Déposer une plainte si vous estimez que vos droits en matière de protection de la vie privée ont été violés

  • Si vous estimez que nous avons violé vos droits, vous pouvez déposer une plainte en nous contactant à l'aide des informations figurant à la page 7.
  • Vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Office for Civil Rights du ministère américain de la santé et des services sociaux en envoyant une lettre à 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, en appelant 1-877-696-6775, ou en consultant le site HIPAA What to Expect | HHS.gov

Vous ne subirez pas de représailles pour avoir déposé une plainte

Vos choix

Pour certaines informations sur la santé, vous pouvez nous faire part de vos choix concernant les informations que nous partageons.. Si vous avez une préférence claire quant à la manière dont nous partageons vos informations dans les situations décrites ci-dessous, dites-le nous.  

Dans ces cas, vous avez à la fois le droit et le choix de nous demander de le faire :

  • Partager des informations avec votre famille, vos amis proches ou d'autres personnes impliquées dans vos soins.
  • Partager des informations en cas de catastrophe
  • Faire figurer vos coordonnées dans un annuaire d'hôpital
  • Fournir des soins de santé mentale

Si vous n'êtes pas en mesure de nous indiquer votre préférence, par exemple si vous êtes inconscient, nous pouvons partager vos informations si nous pensons que c'est dans votre intérêt. Nous pouvons également partager vos informations si cela est nécessaire pour réduire une menace grave et imminente pour la santé ou la sécurité.

Dans ces cas, nous ne partageons jamais vos informations, sauf si vous nous en donnez l'autorisation écrite :

  • Objectifs de marketing
  • Vente de vos informations
  • La plupart des notes de psychothérapie sont partagées
  • Nous ne partagerons jamais les dossiers de traitement de l'abus de substances sans votre autorisation écrite, sauf dans les cas suivants :
    • Au personnel médical dans la mesure où cela est nécessaire pour faire face à une véritable urgence médicale.
    • au personnel qualifié dans le but de mener des recherches scientifiques, des audits financiers ou de gestion, ou des évaluations de programmes (mais les patients individuels ne peuvent pas être identifiés par ce personnel dans un rapport ou divulgués d'une autre manière). -
    • S'il est autorisé par une décision judiciaire motivée (par exemple, nécessité d'éviter un risque important de décès ou de lésions corporelles graves).
  • Sauf autorisation judiciaire, aucun dossier ne peut être utilisé pour engager ou justifier des poursuites pénales à l'encontre d'un patient ou pour mener une enquête sur un patient.

Comment utilisons-nous ou partageons-nous généralement vos informations de santé ?

 Nous pouvons utiliser ou partager vos informations de santé de la manière suivante sans votre autorisation écrite.

Trouver une personne pour prendre des décisions en votre nom  

Si vous n'êtes pas en mesure de prendre des décisions médicales, nous pouvons divulguer vos informations de santé afin d'identifier une personne qui prendra ces décisions pour vous (appelée "représentant autorisé" ou "RA").  Avant de divulguer toute information, nous devons déterminer si la divulgation est dans votre intérêt.  

Faites-vous plaisir

Nous pouvons utiliser vos informations de santé et les partager avec d'autres professionnels qui vous traitent.

Opérations de soins de santé

  • Nous pouvons utiliser et partager vos informations de santé pour gérer notre agence, améliorer vos soins et vous contacter si nécessaire.
  • Facture de services
  • Nous pouvons utiliser et partager vos informations de santé pour facturer et obtenir des paiements de la part de régimes de santé ou d'autres entités.  

Répertoire des installations

Nous pouvons inclure votre nom, votre lieu de résidence et une description générale de votre état de santé dans un annuaire de l'établissement.  Ce répertoire ne sera pas communiqué à des personnes extérieures à l'établissement, sauf si vous nous donnez l'autorisation de le divulguer.  

Cette installation DOE   __  DOE ne __ pas tenir un répertoire des installations  

Associés commerciaux

Certains de nos services sont fournis dans le cadre de contrats ou d'accords avec d'autres entités publiques et privées et certains de ces contrats ou accords exigent que des informations sur la santé soient divulguées au contractant (associé commercial). 

Comment pouvons-nous utiliser ou partager vos informations de santé ? Nous sommes autorisés ou tenus de partager vos informations d'autres manières - généralement dans le but de contribuer au bien public, comme la santé publique et la recherche. Nous devons remplir de nombreuses conditions prévues par la loi avant de pouvoir partager vos informations à ces fins. Pour plus d'informations, voir : www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.  

Aidez à résoudre les problèmes de santé publique et de sécurité, tels que

  • Prévenir les maladies
  • Aide aux rappels de produits
  • Déclaration des effets indésirables des médicaments
  • Signaler une suspicion de maltraitance, de négligence ou de violence domestique
  • Prévenir ou réduire une menace grave pour la santé ou la sécurité d'une personne

Food and Drug Administration (Administration des aliments et des médicaments)

Nous pouvons divulguer des informations vous concernant à la FDA si cela s'avère nécessaire pour des rappels de produits, des retraits et d'autres problèmes liés à un produit, pour suivre des produits ou pour signaler des événements indésirables, des défauts de produits ou d'autres problèmes liés à des produits.

Recherche

Nous pouvons utiliser ou partager vos informations à des fins de recherche dans le domaine de la santé

Personnes décédées

Vos informations de santé protégées ne sont plus protégées lorsque vous êtes décédé depuis plus de 50 ans.  Vos informations peuvent être divulguées aux membres de votre famille et à d'autres personnes qui ont participé à vos soins ou au paiement de vos soins avant votre décès, à moins que cela ne soit incompatible avec des préférences expresses antérieures dont nous avons connaissance.

Respecter la loi

Nous partagerons les informations vous concernant si les lois fédérales ou de l'État l'exigent, y compris avec le ministère de la santé et des services sociaux s'il souhaite s'assurer que nous respectons la loi fédérale sur la protection de la vie privée.

Répondre aux demandes de dons d'organes et de tissus

Nous pouvons partager des informations de santé vous concernant avec des organismes de prélèvement d'organes.

Travailler avec un médecin légiste ou un entrepreneur de pompes funèbres

Nous pouvons partager des informations sur la santé avec un coroner, un médecin légiste ou un entrepreneur de pompes funèbres lorsqu'une personne décède.

Victimes d'abus et de négligence

Si nous pensons raisonnablement que vous êtes victime d'abus ou de négligence, nous divulguerons les informations médicales vous concernant à un organisme gouvernemental autorisé par la loi à recevoir de telles informations, dans la mesure où nous sommes tenus de le faire par la loi.

Répondre aux demandes d' indemnisation des travailleurs, d'application de la loiet d' autres demandes gouvernementales.

  • Pour les demandes d'indemnisation des travailleurs
  • à des fins d'application de la loi ou avec des fonctionnaires chargés de l'application de la loi
  • Pour les agences de surveillance de la santé et les activités autorisées par la loi.
  • Pour les fonctions gouvernementales spéciales telles que la sécurité nationale militaire et les services de protection présidentielle.

Répondre aux litiges et aux actions en justice

Nous pouvons partager des informations de santé vous concernant en réponse à une ordonnance judiciaire ou administrative ou en réponse à une citation à comparaître.

Établissements correctionnels et autres situations de garde par les forces de l'ordre

Nous pouvons divulguer des informations sur la santé à un établissement pénitentiaire si cela est nécessaire pour vos soins ou si la divulgation est requise par les lois fédérales ou de l'État.

Divulgation aux étudiants (vaccinations)

  • Nous pouvons divulguer une preuve de vaccination à une école lorsque l'État ou une autre loi exige que l'école dispose de ces informations avant d'admettre l'étudiant.  Une autorisation écrite n'est plus nécessaire pour permettre cette divulgation.

 Nos responsabilités

  • Nous sommes tenus par la loi de préserver la confidentialité et la sécurité de vos informations de santé protégées.
  • Nous sommes tenus d'obtenir une attestation signée de la partie requérante avant de divulguer des PHI liés aux soins reproductifs à certaines fins. Cette attestation garantira que le demandeur n'utilisera pas ou ne divulguera pas de PHI dans un but interdit par la règle de confidentialité de l'HIPAA ( 45 CFR 164.502(a)(5)(iii)).
  • Nous vous informerons rapidement en cas de violation susceptible d'avoir compromis la confidentialité ou la sécurité de vos informations.
  • Nous devons respecter les obligations et les pratiques en matière de protection de la vie privée décrites dans la présente notification et vous en remettre une copie.
  • Nous n'utiliserons ni ne partagerons vos informations d'une autre manière que celle décrite ici, sauf si vous nous en donnez l'autorisation par écrit. Si vous nous dites que nous pouvons le faire, vous pouvez changer d'avis à tout moment. Si vous changez d'avis, faites-le nous savoir par écrit.

Modifications des conditions du présent avis

Nous pouvons modifier les conditions du présent avis et les modifications s'appliqueront à toutes les informations que nous détenons à votre sujet. Le nouvel avis sera disponible sur demande, dans nos bureaux et sur notre site web.

Autres instructions pour la notification

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires, vous pouvez vous adresser à

Le responsable de la protection de la vie privée, à l'adresse suivante 804-873-4180

Si vous pensez que vos droits en matière de protection de la vie privée ont été violés, vous pouvez déposer une plainte en contactant l'une des personnes suivantes :

  • Le responsable de la protection de la vie privée, à l'adresse suivante : privacy.org@dbhds.virginia.gov
  • Le Défenseur des droits de l'homme, à l'adresse 804-887-7405 
  • Le département de la santé et des services sociaux des États-Unis (United States Department of Health and Human Services), à l'adresse suivante 1-800-368-0119

Pour plus d'informations, voir : www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html